Qué datos de tu empresa puedes compartir con una IA (y cuáles no)

Cada vez más equipos pegan en un asistente de IA un correo, una hoja de Excel o un reporte de ventas «nada más para que lo resuma». Es comprensible: ahorra tiempo. Pero si esa información es de tu empresa o de tus clientes, vale la pena saber a dónde va antes de pulsar Enter. Aquí explico, sin tecnicismos de más, qué conviene compartir y qué no.

Cuando digo «IA» me refiero a los asistentes basados en un LLM (modelo de lenguaje grande): un programa entrenado con enormes cantidades de texto que genera respuestas a partir de lo que le escribes. Los más conocidos funcionan como un chat, pero también se pueden conectar a otros sistemas, Odoo incluido.

A dónde van tus datos cuando se los das a una IA

Lo que escribes no se procesa en tu computadora: viaja por internet a los servidores del proveedor (la «nube»), el modelo genera la respuesta y te la regresa. Lo que pasa con esa información después depende del proveedor y, sobre todo, del tipo de servicio que uses:

• Se puede guardar en un historial, por un tiempo que fija el proveedor.
• Puede ser revisada por personas o por sistemas automáticos, por ejemplo para detectar abusos.
• Puede usarse para entrenar modelos futuros (entrenar es ajustar el modelo con nuevos ejemplos para mejorarlo), según el plan y la configuración que tengas.

Los servicios para el público general y los planes empresariales o las APIs (la vía para que un programa se conecte al servicio) normalmente tienen condiciones distintas. No lo des por hecho: lee los términos y la configuración de privacidad del plan que realmente usas, y si manejas información delicada, que lo revise también quien lleve lo legal en tu empresa.

Una regla simple: clasifica tu información

No hace falta un manual de cien páginas. Con tres categorías, tu equipo ya puede decidir en segundos:

1. Pública: lo que ya está en tu sitio o en tus catálogos. Puedes usarlo con cualquier herramienta.
2. Interna: procedimientos, minutas, políticas, borradores. Úsala solo en herramientas que tu empresa haya revisado y aprobado, con el plan adecuado.
3. Sensible: datos personales de clientes y empleados (nombres junto con RFC, domicilios, teléfonos, nómina, expedientes), datos financieros (cuentas bancarias, estados de cuenta), contratos confidenciales y todo lo que sea secreto técnico. Lo más prudente es no compartirla con una IA externa, o hacerlo solo con un acuerdo claro y los datos reducidos al mínimo.

Si tu empresa trata datos personales en México, aplica la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Enviarlos a un proveedor para que los procese es una decisión que conviene revisar con tu área legal, no algo que se resuelva al vuelo en un chat.

Y hay información que no se comparte ni con la herramienta mejor configurada, porque abre la puerta a todo lo demás:

• Contraseñas, llaves de API y tokens de acceso (las cadenas secretas que identifican a un usuario o a un sistema).
• Archivos de configuración completos, como un .env o el odoo.conf de Odoo, que contienen la contraseña de la base de datos y la contraseña maestra.
• Respaldos o volcados de la base de datos de producción, que mezclan todo: clientes, precios, facturas y usuarios.

Si alguna vez pegaste una llave por accidente, no basta con borrar el mensaje: cámbiala, como si se la hubieras dicho a un desconocido.

Cómo usar IA con datos reales sin exponerlos

• Comparte lo mínimo. Si la pregunta se resuelve con el total y el estado de un pedido, no mandes el pedido completo con los datos del cliente.
• Anonimiza antes de enviar. Cambia nombres, correos y montos por marcadores como «Cliente A» o «Producto 1». La IA entiende igual la estructura del problema.
• Elige el plan correcto. Para trabajo de la empresa, un plan empresarial o una API con condiciones claras de privacidad y de retención de datos, no la cuenta personal de cada quien.
• Considera un modelo local. Existen modelos que puedes ejecutar en tu propia infraestructura, de modo que los datos nunca salen de ella. A cambio, hay que instalarlos y mantenerlos, y suelen ser menos capaces que los más grandes de la nube. Es una buena opción cuando la información es muy delicada.
• Prueba con datos de prueba. Para experimentar, usa una base de datos de pruebas con información ficticia o anonimizada, no una copia de producción.

En proyectos Odoo

La conversación cambia cuando la IA deja de ser un chat y se conecta a Odoo. Un agente es un programa de IA que usa herramientas en varios pasos para cumplir una meta, por ejemplo buscar un cliente y revisar sus pedidos. Si lo conectas a Odoo (por ejemplo mediante MCP, un estándar para que los agentes usen herramientas externas), lo que puede ver y hacer depende del usuario con el que entre. Mis reglas:

• Un usuario propio para el agente, nunca el de un administrador, con los permisos mínimos y, si basta con consultar, solo lectura.
• Aprobación humana para cualquier acción que modifique datos: crear, cambiar, borrar o enviar algo.
• Registro de lo que hace, para poder revisar qué consultó y qué cambió.
• Cuidado con el texto que el agente lee. Un correo o la descripción de un producto pueden traer instrucciones escondidas para engañarlo (se llama prompt injection). Por eso importa que, aunque lo engañen, el agente no tenga permiso de hacer daño.

Lo mismo aplica al desarrollo con asistentes de código: trabajo en entornos de desarrollo con datos de prueba, y los archivos con secretos y los accesos a producción se quedan fuera de su alcance.

Antes de pegar algo, pregúntate

1. ¿Esto contiene datos personales, financieros o secretos de la empresa?
2. ¿Esta herramienta y este plan están aprobados para ese tipo de información?
3. ¿Puedo quitar o sustituir lo sensible y obtener igual la ayuda que busco?
4. Si esto se filtrara mañana, ¿podría explicárselo a mi cliente?

Usar IA no es el riesgo; usarla sin criterio sí lo es. Si quieres definir reglas claras para tu equipo o conectar un asistente a tu Odoo con permisos acotados, escríbeme.